Переход на электронные трудовые книжки
услуги практики ↗Что такое электронные трудовые книжки и их основные преимущества
Определение электронной трудовой книжки и её роль в современной системе кадрового учета
ЭТК — цифровой вариант традиционного бумажного аналога, который хранится в базе ПФР. Содержит всю информацию о рабочей деятельности сотрудника: места работы, должности, день число и месяц приема и увольнения, а также причины ухода из компании.
Основные преимущества электронных трудовых книжек перед бумажными (удобство, скорость, безопасность)
- Удобство. Данные накапливаются в цифровом виде. Это исключает риск потери или повреждения документа.
- Скорость. Информация обновляется в режиме реального времени, что позволяет сделать проще процесс оформления при приеме на работу.
- Безопасность. Сведения защищены от подделки, несанкционированного доступа благодаря современным технологиям шифрования.
Экономия ресурсов за счет отказа от бумажного документооборота
Переход на электронную трудовую позволяет компаниям:
- Сократить затраты на ведение и хранение печатных экземпляров.
- Упростить процессы кадрового учета, сократив время на сведение, оформление, проверку результатов.
- Минимизировать ошибки, связанные с ручным заполнением документов.
Процесс перехода на электронные трудовые книжки
Законодательная база и нормативные акты, регулирующие переход
Процесс определяется нормативными актами и статьями:
- Федеральный закон № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 года — вносит поправки в Трудовой кодекс РФ.
- Постановление Правительства № 1569 от 22 декабря 2020 года — утверждает правила ведения онлайн книг.
- Приказы Минтруда — уточняют правила заполнения и передачи данных в российский Пенсионный фонд.
Вышеуказанные документы устанавливают правила изменений, порядок ведения отчетов о переходе на электронные трудовые книжки, ответственность за их нарушение.
Права работников: выбор между электронной и бумажной формой ведения трудовой книжки
Персонал может выбрать формат:
- Цифровой. Сведения хранятся в автоматизированном виде в ПФР, доступ к которой можно получить через личный кабинет или портале Госуслуг.
- Бумажный. Работник вправе сохранить традиционный вариант, если письменно уведомит об этом работодателя.
Важно отметить, что с 2021 года новые сотрудники автоматически получают запись в трудовой о переходе на электронную, если не заявят о желании сохранить печатную форму.
Ответственность работодателей за корректное оформление перехода
Наниматели ответственны за соблюдение правил работы с ЭТК:
- Своевременное информирование персонала. Персонал должен быть заранее уведомлен о своих правах, о возможной записи о переходе на электронную трудовую книжку.
- Корректное оформление. Обязательно выдавать в ПФР точные, актуальные данные о рабочей деятельности специалистов.
- Соблюдение сроков. Изменение сроков перехода на электронные трудовые, подачи информации или ошибки в оформлении могут привести к штрафам.
За несоблюдение требований законодательства наниматель может быть привлечен к административной ответственности в виде штрафа до 50 000 рублей.
Возможные сложности и пути их решения
Технические проблемы при внедрении системы (ошибки в работе платформы, цифровая неграмотность)
Внедрение ЭТК может сопровождаться двумя основными техническими сложностями:
- Ошибки в работе платформы. Передача информации может затрудняться из-за периодических сбоев в системе ПФР.
- Цифровая неграмотность. Некоторые сотрудники отдела кадров, бухгалтерии испытывают трудности с освоением новых технологий.
Пути решения:
- Организовать обучение персонала работе с автоматизированными платформами.
- Ставить резервные каналы передачи сведений на случай сбоев.
- Привлечь IT-специалистов для настройки, интеграции ресурсов.
Социальные опасения работников: недоверие к электронным системам и боязнь утечки данных
Многие сомневаются в целесообразности перехода работника на электронную трудовую книжку по следующим причинам:
- Недоверие к автоматизированным технологиям. Бумажные документы кажутся более надежными.
- Страх утечки информации. Существует риск, что конфиденциальная информация может оказаться в руках мошенников.
Рекомендации по минимизации рисков: обучение сотрудников, поддержка IT-инфраструктуры, информирование граждан
Для снижения рисков при переносе данных на ЭТК рекомендуется:
- Провести обучение персонала. Организовать тренинги для специалистов отдела кадров, бухгалтерии по работе с цифровыми платформами.
- Укрепить IT-инфраструктуру. Обеспечить стабильную работу, регулярное обновление программного обеспечения.
Информирование. Разместить на сайте компании, в корпоративных СМИ материалы о преимуществах ЭТК, порядке изменений, приложить образец заявления о переходе на электронную трудовую.
